职务说明书是工作分析人员根据某项职务工作的物质和环境特点，对工作人员必须具备的生理和心理需求进行的具体说明。它是职务分析的结果，是经职务分析形成的书面文件。
职务说明书的组成
职务说明书由职务描述与职务规范两部分组成，这类似苏联劳动心理学家编制出的职业图谱和心理图谱，职业图谱是描述职业的社会经济的、制造技术的、卫生保健等特征；心理图谱分析了职业对于人的心理要求。职务说明书的精确与否将直接影响到职务分析的有效性。
1、职务描述
职务描述是经过职务分析收集资料后产生的。职务描述是说明某一职务的职务性质、责任权利关系、主体资格条件等内容的书面文件。
2、职务规范
职务规范是任职者任用条件的具体说明，二者结合起来构成了针对某一职务的完整、全面、具体的职务说明。
编写职务说明书就是编制职务描述和职务规范两个书面文件。职务规范集中于对任职人员的分析，职务描述侧重于反映工作定向分析的结果，职务描述可用于设计业绩评价形式，职务评价和建立报酬系统，能确定需要完成工作的教育和练习，为设计适当的招聘、选择、练习和开发计划提供依据。
职务说明书的内容
职务说明书不存在标准格式，所以每个组织的职务说明和内容都不相同，但是作为一般规律都应说明所执行的工作、职务的目的和范围、员工为什么做工作、做什么工作及如何工作，参见表1：
多数职务描述有三个主要部分：职务头衔、职务确定和职务责任。职务说明书应具备以下各项内容：
1、职务的识别部分
这部分位于职务说明书的首部，有识别和确定某项职务的作用。主要内容有职务头衔、职务所在的部门、职务分析者及其向谁报告、最近修改职务说明书的时间和编号等等。其中职务名称头衔是其主要内容。
职务头衔是指对一组职位的称呼，如软件技术员、助理会计师等等。设定头衔有几个作用，第一头衔名称归纳职务活动的特点，对职务提示出一个整体概念以及职务的责任，如销售员名称会暗示该职务有销售特征和责任；第二它对员工有心理上的作用，如将拉圾清扫工作称为“清洁工程师”能提高这一职务在人们心中的地位；第三头衔也可反映出该职务与其他职务的关系、处于何种级别水平等，如助理工程师、初级工程师、高级工程师的头衔可说明职务的不同等级。
2、功能部分
功能部分是描述职务应完成的工作、任务和责任，说明工作活动本身的特性和进行工作的环境特性等等。这部分首先是确定组成职务的责任和任务。任务是指员工要完成的工作，或是制造产品或提供服务的行为。责任则是一系列主要任务的集合，职务的责任依据完成任务的花费的时间和重要性依优先次序排列。因此，有关职务责任说明通常按其重要的程度编写。
此外这部分说明劳动手段和工作环境。劳动手段即工人用来执行职务的具体活动的机器、工具、设备和辅助装置。工作环境是说明工作是处在何种环境状态完成的，如在室内外、温度、湿度，或是需站立、久坐、受电磁、噪音、有害气体、传染病及焦虑完成工作。它是提供员工的工作环境方面的信息。
3、职务说明部分
这部分反映为取得成功的职务绩效所需要的工人特性。通常是描述从事该职务的员工应该具备的经验、教育和培训等条件和非凡的知识、能力和技能等。
表1 招聘助理的职务说明书
职务头衔：招聘助理
- 区域：
- 部门：人力资源治理部
- 分析时间：
- 职务陈述：
- 在员工招聘、选拔、测量、定向、转移、员工人力资源档案的保存领域，完成专业的人力资源工作。在完成指派工作中有义务执行创造性的和独立判定。
基本功能
- 1、制订招聘计划，交主管人员审核
- 2、预备招聘文件和招聘广告
- 3、检查邮寄的申请书和履历表初步筛选申请人
- 4、预备与安排面试
- 5、对申请人进行背景调查等甄别工作
- 6、在招聘方面与地区经理日常工作关系
- 7、评估招聘活动
- 8、执行由人力资源经理安排的有关责任
职务说明
- 1、大专或本科，人力资源治理，企业行政或工业心理学；或在经验、教育、和练习方面与此相同。
- 2、具备选拔和人事安排的知识
- 3、书面和口头的表达能力
- 4、独立计划和组织自己活动的能力
- 5、人力资源计算机应用的知识
职务说明书的作用
1、便于招聘和选择员工,提供人力资源规划、识别内部劳动力、提供公平就业机会和真实工作概览。
2、便于发展和评价员工,明确工作培训和技能发展，新进员工角色定位，职业生涯规划甚至业绩考核。
3、明确薪酬政策,岗位工资标准，公平报酬。
4、在工作和组织设计方面,明确了权责和工作关系以及工作流程。
职务说明书的写作
职务说明书的写作应该使用简结的、直接的方法语言和结构，充分反映出职务的特征。
在职务分析写作过程中、应注重工人做什么、如何做和为什么要做三个方面的问题。工人做什么，是以职务上所完成的体力活动和智力活动的有关说明来表示的；如何执行劳动活动指的是执行职务任务所采取的方法或程序，有体力活动和脑力活动两种不同的程序；在考虑到职务的如何时，分析员应涉及下列问题：
1、完成这项职务的所有任务，使用了什么、工具材料和设备？
2、是否还有其他没有观察到的工具、设备、材料？如有，他们如何工作？
3、完成这项职务的所有任务，采用了什么方法或过程？
4、有没有其他的方法或过程能完成的工作？具体在职务分析写作中应考虑材料的组织，句子内容和结构以及语言的选择。
职务说明材料的组织，依靠于采用的职务分析方法和职务性质。在多数职务说明材料的场合里，信息可按有关的主要职务部分来组织，或按职务活动的进行顺序来组织。在没有其它任何合理的组织原则时，或按各种活动判定出的重要程度，或按消耗于各种活动上的时间多少来排列叙述性信息。在某些构成的职务分析程序中，如包括一系列任务的任务清单，甚至可以按照这些任务所包含的各项“责任”组织。
用于职务说明中的句子的内容，随着所用方法的改变有着很大的不同。编写职务的叙述材料时，分析员应该小心地选择语言，选定的词应当要达到简洁的同时，尽量减少用词含糊。有关单词使用的确一般原则如下：
1、宁用简单的而不用牵强的单词，限制使用不精确的的单词。
2、宁用具体的而不用抽象的单词。
3、宁用单纯的而不用迂回的单词。
4、宁用短的而不用长的单词。
5、有限制地使用形容词。
6、只有读者能了解时才使用有非凡重要的技术术语，否则应避免或给以说明。
